Buena Práctica: Oficina sin papeles basada en procesos

El analista IDC ha examinado en junio de 2020 el impacto de la pandemia de COVID-19 en la transformación del papel a digital para las organizaciones , en su informe “Paperless Initiatives Growth During the COVID-19 Pandemic”.

En este webinar, se explicará una solución de cómo tener una oficina sin papeles basada en procesos, que permita beneficios como aumentar la eficiencia de su operación, reducir costes, organizar los documentos en un Archivo Digital, encontrar cualquier documento en cuestión de segundos, acceder la información desde cualquier dispositivo, automatizar procesos que integren clientes y proveedores, control de versiones de los documentos, trazabilidad de documentación, entre otros.

Además, justificaremos la inversión, realizando un estudio del ROI (retorno de la inversión) de llevar a cabo la eliminación de papel en un proceso de negocio.

Su autor, Richard Huff, indica que el requisito de que los trabajadores del conocimiento trabajen desde casa ha significado importantes debilidades en muchos procesos basados en papel e infraestructuras de TI. Asimismo indica que era necesario que las organizaciones realizaran iniciativas vigorosas para eliminar el papel a través de cambios culturales y automatización de procesos. Pero lo que puede parecer puntual por la necesidad actual del teletrabajo, vemos que es totalmente necesario y urgente en cualquier organización si analizamos algunas evidencias concretas.

Una empresa promedio gasta 7.500 dólares por empleado, por año, administrando documentos en papel (incluye comprar, copiar e imprimir (33%), almacenar, distribuir (56%), desechar y reciclar ese papel), según K.J. McCorry, gurú de eficiencia.

El 80 % de los documentos nunca se vuelven a examinar una vez que se archivan, según Papersave.
Entre el 50% y el 70% del espacio de oficina se dedica a archivar y almacenar documentación, según MultiBriefs
Las empresas malgastan el 40% del papel que utilizan en sus oficinas y solo el 10% de ellas dispone de una política seria y concreta para el ahorro de papel, según Kyocera